16 maja 2022
Kobieta w biurze wyciąga kartki z drukarki która została wypożyczona

Kiedy wypożyczenie biurowego sprzętu drukującego jest lepsze od zakupu?

Drukowanie, kopiowanie, skanowanie oraz wysyłanie dokumentów to niezbędne procesy w każdym biurze. Do ich obsługi niezbędne są drukarki, skanery i wydajne urządzenia wielofunkcyjne. Koszty zakupu wymienionych maszyn mogą iść w dziesiątki tysięcy złotych. Jeżeli nie chcesz lub nie możesz zainwestować takich kwot, zainteresuj się dzierżawą biurowego sprzętu drukującego.

Na wstępie warto zaznaczyć, że dzierżawa sprzętu drukującego nie dotyczy drukarek czy urządzeń wielofunkcyjnych o wartości kilkuset złotych, lecz maszyn klasy biznesowej. Drugą ważną kwestią są warunki wynajmu. Każda wypożyczalnia sprzętu biurowego ma własne zasady udostępniania maszyn, stawki i zachęty dla najemców. Jeżeli chcesz znaleźć dobrą ofertę, musisz przejrzeć cenniki i warunki dzierżawy w kilku miejscach. Pamiętaj też o tym, że zawsze możesz negocjować warunki.

5 najważniejszych korzyści z dzierżawy urządzeń drukujących do biura

Niezależnie od tego, na jakich warunkach wynajmujesz sprzęt drukujący, zawsze możesz liczyć na pięć podstawowych korzyści:

  • nie inwestujesz – za maszyny do druku dokumentów o wartości kilkunastu tysięcy złotych zapłacisz miesięczny czynsz najmu w wysokości 200-300 złotych, który możesz wrzucić w koszty, a zaoszczędzone fundusze skierować na działalność podstawową,
  • realna kontrola wydatków na druk – możesz precyzyjnie planować wydatki na druk w budżecie firmy (jeżeli nie przekraczasz ustalonych limitów, to czynsz miesięczny ma stałą wysokość) – dzierżawa oznacza też wdrożenie procedur monitorowania środowiska druku, co pozwala zlokalizować miejsca powstawania kosztów i wprowadzać skuteczne działania optymalizacyjne,
  • dostęp do najnowszych technologii – nie musisz się ograniczać, bo stać Cię na wynajęcie najnowocześniejszego, najbardziej zaawansowanego technicznie sprzętu drukującego – przy zakupie najważniejszym kryterium jest cena,
  • sprzęt dopasowany do potrzeb – kierując się możliwościami sprzętu, a nie jego ceną, możesz idealnie dopasować maszyny drukujące do potrzeb prowadzonej działalności,
  • możliwość testowania maszyn drukujących przed zakupem – możesz skorzystać z krótkoterminowego wynajmu, aby przetestować wybrane urządzenie przed podjęciem decyzji o zakupie czy podpisaniem umowy na długoterminową dzierżawę.

Komu najbardziej opłaca się wynajmować biurowy sprzęt drukujący?

Dzierżawa sprzętu drukującego jest alternatywą dla firm, które nie dysponują kapitałem inwestycyjnym lub – z różnych powodów – nie chcą inwestować. O konkretnych sytuacjach, w których dzierżawa drukarki czy kserokopiarki jest atrakcyjniejsza od jej zakupu, mówi ekspert z firmy DKS, wynajmującej kserokopiarki w Gdańsku: – Dzierżawa sprzętu drukującego jest szczególnie atrakcyjna dla firm „na dorobku”, które muszą oglądać każdą złotówkę, a posiadane fundusze inwestować w rozwój działalności podstawowej, a nie zamrażać w środkach trwałych. Drugą grupą firm, które mogą najwięcej skorzystać na wynajmie drukarek i kserokopiarek są podmioty realizujące projekty o ściśle określonym czasie trwania. Jeżeli wiadomo, że dana działalność – projekt, zlecenie, akcja badawcza – będzie trwała na przykład rok czy dwa lata, to zakup kosztownego sprzętu drukującego nie ma uzasadnienia ekonomicznego. 

Na zakończenie należy podkreślić, że dzierżawa drukującego sprzętu biurowego wpływa na podniesienie ogólnej kultury pracy. Użytkownicy, wiedząc o istnieniu monitoringu druku, bardziej świadomie korzystają z możliwości floty drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Objawem zmiany nastawienia jest mniejsze marnotrawstwo papieru i materiałów eksploatacyjnych. Ponadto dostęp do nowoczesnych technologii druku zwiększa komfort pracy biurowej i pozwala zaoferować klientom wyższą jakość usług. Zmniejsza się liczba błędów i skraca czas załatwiania spraw.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

Strona korzysta z plików cookies, aby korzystać z naszego portalu zaakceptuj - politykę prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close