Czy można zwolnić pracownika e-mailem? Prawo pracy w dobie cyfrowej komunikacji

Artykuł sponsorowany.

W dobie powszechnej digitalizacji wiele aspektów życia zawodowego przeniosło się do przestrzeni online. Coraz częściej komunikacja między pracodawcą a pracownikiem odbywa się drogą mailową – dotyczy to również spraw formalnych, takich jak wypowiedzenia umowy o pracę. Rodzi to jednak pytanie: czy można legalnie zwolnić pracownika za pośrednictwem e-maila? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku istotnych czynników, które omówimy w niniejszym artykule.

Forma wypowiedzenia a obowiązujące prawo

Zgodnie z polskim prawem, każda czynność prawna, w tym wypowiedzenie umowy o pracę, musi zachować odpowiednią formę, aby była skuteczna. W przypadku tradycyjnego wypowiedzenia chodzi o formę pisemną – dokument z fizycznym podpisem. Jednak współczesne regulacje prawne przewidują również możliwość składania oświadczeń w formie elektronicznej.

Prawa pracodawców i pracowników w kontekście zwolnień i nie tylko określa prawo pracy. Chcesz być na bieżąco? Zapisz się szkolenia z prawa pracy w Kadry Verte.

Kiedy e-mail jest równoważny z pismem?

Kluczowe znaczenie ma art. 78¹ Kodeksu cywilnego, który stanowi, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest traktowane na równi z formą pisemną – pod warunkiem, że dokument zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu i pozwala jednoznacznie zidentyfikować osobę składającą oświadczenie.

Art. 78¹ Kodeksu cywilnego:

1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2. Oświadczenie złożone w tej formie jest równoważne z pismem podpisanym odręcznie.

Oznacza to, że jeśli pracodawca wyśle wypowiedzenie e-mailem, ale dołączy dokument PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wypowiedzenie zostanie uznane za ważne i zgodne z prawem.

Skutki braku podpisu kwalifikowanego

Często jednak w praktyce wypowiedzenia przesyłane są zwykłym e-mailem – bez żadnego podpisu elektronicznego lub z podpisem graficznym (skan podpisu), który nie ma mocy prawnej. Czy w takim przypadku wypowiedzenie jest nieskuteczne?

Otóż nie. Nawet wiadomość e-mail bez kwalifikowanego podpisu może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy – jednak stanowi naruszenie przepisów i może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy.

Zgodnie z art. 281 §1 pkt 3 Kodeksu pracy, rozwiązanie stosunku pracy z naruszeniem przepisów jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika:

Art. 281 §1 pkt 3 Kodeksu pracy:
Kto, będąc pracodawcą, wypowiada lub rozwiązuje stosunek pracy z naruszeniem przepisów prawa pracy – podlega karze grzywny.

Oznacza to, że choć umowa zostaje rozwiązana, Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć karę na pracodawcę za niedochowanie należytej formy.

Doręczenie wypowiedzenia – czy adres mailowy ma znaczenie?

Odrębną kwestią jest skuteczność doręczenia wypowiedzenia. Nie wystarczy bowiem wysłać wiadomości – musi ona jeszcze dotrzeć do pracownika w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2024 r. (sygn. II PSKP 86/22) wyjaśnił, że wypowiedzenie przesłane e-mailem może być skuteczne, jeśli pracownik na co dzień korzysta z tej formy komunikacji w ramach obowiązków służbowych. Dotyczy to w szczególności osób pracujących zdalnie lub korzystających ze służbowych komputerów i adresów e-mail.

Jeśli jednak wiadomość zostanie wysłana na prywatny adres e-mail pracownika, który wcześniej nie był wykorzystywany do kontaktów służbowych, pracownik nie ma obowiązku jej odczytania. W takiej sytuacji doręczenie może zostać uznane za nieskuteczne.

Kto musi udowodnić doręczenie?

W przypadku sporu sądowego ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy – musi on wykazać, że wypowiedzenie zostało skutecznie doręczone i że pracownik miał możliwość się z nim zapoznać. Z drugiej strony, jeśli pracownik twierdzi, że nie przeczytał wiadomości, musi udowodnić, że miało to miejsce np. poza godzinami pracy lub że nie miał technicznej możliwości zapoznania się z dokumentem.

Zaktualizuj swoją wiedzę z zakresu prawa pracy – dołącz do naszego szkolenia!

Prawo pracy nieustannie się zmienia – nowe regulacje, interpretacje sądów oraz codzienne wyzwania działów HR wymagają bieżącej orientacji. Jeśli zależy Ci na tym, by działać zgodnie z aktualnymi przepisami i czuć się pewnie w roli specjalisty ds. kadr, weź udział w szkoleniu z prawa pracy, organizowanym przez Kadry Verte. To świetna okazja, by usystematyzować wiedzę, dowiedzieć się, co się zmieniło, i skorzystać z praktycznych rad doświadczonych ekspertów.

Podsumowanie: Czy można legalnie zwolnić pracownika e-mailem?

TAK – ale tylko pod pewnymi warunkami:

• Jeśli dokument zawierający wypowiedzenie zostanie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• Jeśli wiadomość zostanie wysłana na adres e-mail wykorzystywany służbowo, w ramach ustalonej praktyki komunikacyjnej.
• Jeśli pracownik miał realną możliwość zapoznania się z treścią wypowiedzenia.

NIE – lub raczej NIEZALECANE, jeśli:

• Wypowiedzenie nie zawiera kwalifikowanego podpisu – choć będzie skuteczne, narusza przepisy.
• Wiadomość trafi na prywatny adres e-mail pracownika, bez wcześniejszego uzgodnienia takiego kanału komunikacji.
• Pracodawca nie jest w stanie udowodnić, że pracownik zapoznał się z wypowiedzeniem.

Rekomendacje dla pracodawców

1. Zainwestuj w kwalifikowany podpis elektroniczny. Umożliwi to bezpieczne i zgodne z prawem przesyłanie dokumentów.
2. Ustal z pracownikami kanały komunikacji. Wprowadź do regulaminu pracy zapis o dopuszczalności komunikacji elektronicznej, w tym w sprawach kadrowych.
3. Unikaj wysyłania wypowiedzeń na prywatne adresy e-mail. Tylko adresy firmowe zapewniają domniemanie skutecznego doręczenia.
4. Zachowuj potwierdzenia odbioru. W razie sporu to pracodawca musi wykazać, że oświadczenie dotarło do pracownika.

Rekomendacje dla pracowników

• Sprawdzaj firmową pocztę elektroniczną, szczególnie jeśli pracujesz zdalnie lub hybrydowo.
• Jeśli nie zgadzasz się z trybem wypowiedzenia, skonsultuj się z prawnikiem lub zgłoś sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
• Pamiętaj, że masz prawo do otrzymania wypowiedzenia w formie pisemnej – pracodawca nie może tego prawa nadużywać.

Na koniec – ważne zastrzeżenie

Powyższy artykuł ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej. W sytuacjach spornych lub nietypowych warto skonsultować się z prawnikiem, który oceni indywidualny przypadek na podstawie konkretnych okoliczności i dokumentów.

Jeśli nie masz pewności, jak prawidłowo przeprowadzić proces zwolnienia lub boisz się konsekwencji prawnych, koniecznie zapisz się na szkolenia z prawa pracy. Dzięki odpowiedniemu wsparciu możesz uniknąć błędów i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.